Stockholms stad arbetar med e-handel för att det ska bli lätt att göra rätt för stadens medarbetare som gör inköp. Inköpssystemet bidrar till att stadens medarbetare köper rätt vara eller tjänst från rätt leverantör till rätt pris och rätt villkor.
Vid upphandlingar ställer staden krav på e-handel. Staden har möjlighet att ansluta leverantörer med olika metoder till inköpssystemet. E-handel innebär för er som leverantör att det avtal ni har med Stockholms stad blir beställningsbart i stadens inköpssystem. Alla förvaltningar är anslutna till inköpssystemet. Beställaren kan söka fram vara eller tjänst i systemet och göra en beställning som skickas till leverantören elektroniskt. En beställning som skickas via inköpssystemet innebär att den är godkänd av en behörig beställare i Stockholms stad.
Staden arbetar med tre olika anslutningsmetoder för e-handel
Staden arbetar med tre olika anslutningsmetoder för e-handel. Anslutningsmetoderna är;
1. Enkel e-handel
2. Handla i leverantörs webbutik
3. Fullskalig EDI
Ibland kan anslutningsmetoderna kombineras, utifrån det som är mest rationellt för staden och leverantören. Tekniska krav i samband med e-handel ställs i samband med upphandling.
Anslutningsmetod 1 - Enkel e-handel
Enkel e-handel innebär i korthet att kontraktsföremålet görs beställningsbart i inköpssystemet genom en prislista som upprättas i excel. Beställningarna görs i systemet och skickas sedan till leverantören med e-post. Leverantören e-postar sedan en bekräftelse på beställningen samt skickar en elektronisk faktura eller en pappersfaktura.
Med enkel e-handel kan alla leverantörer anslutas till inköpssystemet. Även de leverantörer som har begränsad teknisk förmåga. Syftet med e-handel uppnås även vid användning av denna anslutningsmetod.
Enkel e-handel är kostnadseffektivt och själva anslutningen till inköpssystemet går relativt snabbt. Enkel e-handel är lämplig för:
• Varuavtal med begränsat sortiment
• Tjänsteavtal
• Avtal som omfattar både vara och tjänst
Anslutningsmetod 2 – Handla i leverantörs webbutik
Handla i leverantörs webbutik innebär i korthet att leverantörens webbutik ansluts till inköpssystemet. När medarbetare ska göra inköp av en vara eller tjänst som handlas via leverantörs webbutik så slussas medarbetaren via inköpssystemet till leverantörens webbutik. När medarbetaren plockat ihop sin varukorg i webbutiken, så skickas varukorgen elektroniskt tillbaka till inköpssystemet där medarbetaren kan slutföra sin beställning. Övriga meddelanden från bekräftelser till fakturor kan skickas elektroniskt mellan leverantören och inköpssystemet som vid fullskalig EDI, Svehandel eller enkel e-handel.
Handla via leverantörs webbutik är lämpligt främst för varuavtal med stora sortiment men framförallt där sortimentet och/eller priser ofta uppdateras eller då det är av stor vikt för beställarna att kunna se lagersaldo vid beställning, exempelvis livsmedel eller böcker.
Anslutningsmetod 3 - Fullskalig EDI
Fullskalig EDI innebär i korthet att leverantören skickar en elektronisk produktkatalog som läses in i inköpssystemet. Beställningar, bekräftelser, leveransaviseringar och fakturor skickas sedan mellan leverantören och stadens inköpssystem via elektroniska meddelanden i EDI-format.
Fullskalig EDI är lämpligt främst för varuavtal med ett stort antal beställningar och där sortimentet uppdateras ofta.
Frågor ?
Har du frågor om e-handel kontakta serviceförvaltningen, e-handelssamordnare Hanna Tiitus, hanna.tiitus@stockholm.se tel nr 08-508 11 854, eller projektledare Eva Klevebro, eva.klevebro@stockholm.se tel nr 08-508 11 843.