Alla fakturor ställda till stadens förvaltningar hanteras av en gemensam serviceförvaltning. Samtliga förvaltningar har organisationsnummer 212000-0142.

Pappersfakturor skannas in av ett ombud och hanteras därefter i stadens ekonomisystem. För att denna process ska fungera krävs att fakturor ställda till staden innehåller information som anges nedan.

Fakturor skickas till nedanstående adress

Nnn-förvaltningen
(ev Stockholms Stad)
Ref rrrrrr
c/o BGC, STH fff
106 42 Stockholm

För att fakturan ska kunna hanteras rationellt via skanning ska förvaltningskod och referensnummer anges. I annat fall försvåras hanteringen för staden.

Referensnummer och förvaltningskod

Referensnummer använder staden för att identifiera till vem fakturan ska skickas för elektroniskt godkännande och attest. Vid beställning ska alltid beställande enhet upplysa er om referensnummer. Referensnummer ska alltid anges i adressfältet eller i fakturafältet ”Er referens” om sådant finns i er fakturalayout. Detta anges för att fakturan ska komma till rätt mottagare på förvaltningen. Kontroll sker av att referensnumret är korrekt för förvaltningen/bolaget.

Vår treställiga förvaltningskod ska anges efter STH i adressen. Detta anges för att fakturan ska komma till rätt förvaltning.

En faktura ställd till Stockholms stads förvaltningar ska innehålla:

• Fakturadatum
  
• Unikt fakturanummer
  
• Köparens namn och fakturaadress (förvaltningens namn och fakturaadress enligt beskrivning ovan)
  
• Referens (beställarens referens enligt beskrivning ovan)
  
• Ert namn och er adress
  
• Ert organisationsnummer
  
• Ert momsregistreringsnummer
  
• Uppgift om ni har F-skattebevis
  
• Vad varan/tjänsten avser (ev. specifikation i bilaga)
  
• När varan/tjänsten levererades
  
• Betalningsvillkor, förfallodatum
  
• Bank- och/eller plusgiro
  
• Belopp (nettobelopp, momsbelopp samt bruttobelopp)
  
• Momssats
  
• Vid befrielse från moms ska hänvisning till relevant bestämmelse i momslag, momsdirektiv eller annan uppgift om att omsättningen är skattebefriad anges
  
• Fakturor och bilagor som omfattas av sekretess ska kodas enligt särskild anvisning från staden
  
• Vid eventuell räntefakturering ska fakturanummer för ursprungsfakturan finnas
• Ovanstående uppgifter får inte finnas i färgade fält

Staden kommer succesivt att införa olika former för utbytande av elektroniska affärsmeddelanden i kontakterna mellan staden och dess leverantörer. Standardiserade och på marknaden förekommande format är avsedda att användas.

Ett förfrågningsunderlag bli en allmän handling som var och en kan ta del av när det börjar skickas ut till, eller på annat sätt hålls tillgängligt för leverantörerna. Om beslut om förfrågningsunderlaget fattas i en nämnd så hålls det därför hemligt från det att beslutet fattats fram till dess att upphandlingen annonseras.

Enligt offentlighets- och sekretesslagen gäller absolut sekretess för uppgifter som rör anbud från det att ett upphandlingsförfarande påbörjats fram till dess alla anbud offentliggörs (normalt endast vid projekttävlingar), eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts till exempel genom att upphandlingen avbryts.

Den absoluta sekretessen omfattar även interna anbud (egenregianbud) i de fall ett sådant är aktuellt.

Den absoluta sekretessen innebär att uppgift som rör anbud inte i något fall får lämnas ut till annan än den som avgett anbudet. Alla uppgifter som rör anbud är helt enkelt hemliga. Det innebär att upplysningar inte får lämnas om sändlistor, hur många som begärt att få förfrågningsunderlaget, vilka som kommit in med anbud och hur många anbud som har kommit in. Arbetspromemorior hos förvaltningen, tjänsteutlåtanden med sammanställning av anbud eller liknande är därför hemliga under den tid den absoluta sekretessen gäller.

För tiden efter det att den absoluta sekretessen upphört kan det bli aktuellt att uppgifter som hänför sig till upphandlingen hemlighålls till skydd för kommunen eller extern anbudsgivare. En skadeprövning måste göras i varje enskilt fall. Om du som anbudsgivare anser att något i ditt anbud behöver sekretessbeläggas p.g.a. att det innehåller affärshemligheter så bör du ange det i ditt anbud. Det är dock alltid den upphandlande myndigheten som gör sekretessprövningen, så du kan aldrig vara säker på att en viss uppgift kommer att sekretessbeläggas efter att den absoluta sekretessen upphört.

En upphandlande myndighet är skyldig att utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för viss typ av brottslighet. De brott som avses definieras av EG-rätten och avser deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri riktat mot EG:s finansiella intressen samt penningtvätt. Skyldigheten att utesluta en leverantör gäller om det kommer till den upphandlande myndighetens kännedom att det finns en lagakraftvunnen dom.

Om leverantören är en juridisk person, t.ex. ett aktiebolag, ska leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet.

Om det finns särskilda skäl, t.ex att de var länge sedan brottet begicks, får den upphandlande myndigheten avstå från att utesluta leverantören.

En upphandlande myndighet får också utesluta en leverantör från att delta i en upphandling om leverantören:

1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har ställt in sina betalningar eller är underkastad näringsförbud,
   
2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande,
   
3. genomlagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen,
   
4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta,
   
5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller
   
6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse.

Om leverantören är en juridisk person, t.ex. ett aktiebolag, kan leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet eller gjort sig skyldig till ett sådant fel.

Stockholms stad har träffat en överenskommelse med Skatteverket, avseende seriositetskontroll av leverantörer. Detta förebyggande samarbete omfattar alla som utför arbete åt staden – samtliga inkommande leverantörer och underentreprenörer.

Stockholms stad har som ambition att enbart göra affärer med seriösa företag, i alla led och under hela avtalets löptid. Konkurrensen ska ske på lika villkor. Syftet med samarbetet är därför att samtliga företag som levererar varor och/eller tjänster till Stockholms stad är seriösa företag som sköter sina skatteredovisningar och sina skatteinbetalningar.

Så genomförs samarbetet

Skatteverket bistår staden med information om alla berörda företag, inför upphandlingar och även med regelbundenhet under avtalstiden. Om ditt företag deltar i Stockholms stads upphandlingar eller redan har träffat avtal med Stockholms stad omfattas du av samarbetet. Detta innebär att du ska försäkra dig om att dina eventuella underentreprenörer sköter sina skatteregistreringar och skatteinbetalningar.

Skatteverket hjälper dig snabbt med information du behöver. Förfrågan om dina underentreprenörer kan du göra på e-post till Skatteverket.

Epost: upphandlingsinfo.norr@skatteverket.se.

Blankett 4820 för att göra förfrågan om dina underentreprenörer hos Skatteverket kan du hämta på Skatteverkets webbplats www.skatteverket.se.

Samarbetet innebär också att skatteinformation kan lämnas direkt till dig och ditt företag. Det kan till exempel gälla traktamentsfrågor, utländsk arbetskraft eller moms. Du kan också fråga om alla sorters skattefrågor så att du inte oavsiktligt gör några fel i din skatteredovisning.

I vissa upphandlingar använder Stockholms stad ett elektroniskt system. Systemet kan användas för att sprida förfrågningsunderlag, svara på frågor, ta in anbud och meddela tilldelningsbeslut. I vissa upphandlingar sker allt elektroniskt och i andra bara vissa delar.

Support för inloggning

Som anbudsgivare kan du alltid vända dig till systemleverantören (som anges i samband med upphandlingen) om du behöver hjälp med hur du loggar in, använder systemet eller om du är orolig för att ditt anbud inte kommit in (i de fall anbud lämnas elektroniskt).

Kom ihåg att bevaka din e-postadress

Det är viktigt att du som anbudsgivare bevakar den e-postadress som du anger när du registrerar dig som intresserad av upphandlingen. Det är till denna adress staden skickar aviseringar om kompletteringar och svar på frågor under anbudstiden. Även tilldelningsbeslutet skickas ofta till denna adress.

Om du får del av ett anbud på annat sätt än via den anvisade webbplatsen är det viktigt att du ändå registrerar dig där för att inte missa de kompletteringar och förtydliganden som kan göras under anbudstiden.

• Följ instruktionerna som ges i förfrågningsunderlaget, annars kan ditt anbud bli förkastat
  
• Ställ frågor till den som ansvarar för upphandlingen om något är oklart
  
• Lämna ditt bästa bud, förhandlingar får endast ske i undantagsfall och bara på myndighetens initiativ
  
• Begär att få del av vinnande anbud i redan avslutade upphandlingar för att få idéer om hur du kan utforma ditt anbud